Kunden im Ausland – wie stelle ich Rechnungen?

Die wohl schönste Beschäftigung eines Selbstständigen – Rechnungen schreiben. Eine Rechnung bringt Geld ins Haus und belohnt deine Arbeit. Bei einer Unternehmensgründung musst du in Betracht ziehen, irgendwann Rechnungen ins Ausland zu stellen. Damit du dir dein verdientes Geld nicht selbst unterschlägst, musst du bei der Rechnungsstellung ins Ausland bestimmte Regelungen und Gesetze beachten. Denn wie auch sonst gilt: andere Länder, andere Sitten – bzw. Bestimmungen.

Die Umsatzsteuer-Grundregel

Bezüglich der Umsatzsteuer gibt es eine Grundregel, die du im Hinterkopf behalten solltest. Umsätze werden dort versteuert, wo der Leistungsempfänger sitzt.

Fall 1: deutscher Auftraggeber: Du erhältst einen Auftrag von einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Du erbringst die gewünschte Leistung und stellst eine Rechnung. Dein Umsatz wird in Deutschland versteuert.

Fall 2: Auftraggeber aus EU-Land: Du erhältst einen Auftrag von einem Unternehmen mit Sitz in Österreich. Du erbringst die gewünschte Leistung und stellst eine Rechnung. Dein Umsatz wird in Österreich versteuert, da dort der Sitz des Auftragsstellers liegt. Österreich ist ein EU-Land, deshalb gilt hier das Reverse-Charge-Verfahren (dazu später mehr). Für dich heißt das: Du stellst deine Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Fall 3:Auftraggeber aus Drittland: Du erhältst einen Auftrag von einem Unternehmen mit Sitz in Russland. Du erbringst die gewünschte Leistung und stellst eine Rechnung. Dem Grundsatz zufolge, stellst du deine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. Denn Umsätze werden dort versteuert, wo der Auftragsgeber bzw. Leistungsempfänger sitzt. Jedoch sind die Regelungen des jeweiligen Landes zu beachten (auch dazu später mehr).

Wie stelle ich Rechnungen in das europäische Ausland?

Stellst du eine Rechnung in das europäische Ausland, solltest du zunächst klären: An wen stelle ich diese Rechnung? Ist der Leistungsempfänger Regelunternehmer, Kleinunternehmer oder eine Privatperson?

Regelunternehmer an Regelunternehmer

Du bist Regelunternehmer, sobald du Umsatzsteuer ans Finanzamt abführst. Deine Rechnung als Regelunternehmer an einen Regelunternehmer aus dem EU-Ausland (Frankreich, Spanien, Österreich etc.) sollte folgende Angaben beinhalten:

• Rechnungsnummer
• Lieferzeitpunkt
• Datum der Rechnung
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers
• Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden
• Hinweis auf innergemeinschaftliche Lieferung

Die Daten des Kunden müssen von dir auf Richtigkeit und Gültigkeit überprüft werden – z.B. auf der Homepage des Bundeszentralamtes. Bei falschen Daten musst du im schlimmsten Fall die Umsatzsteuer übernehmen.

Bei der Rechnungsstellung ins europäische Ausland greift das Reverse-Charge-Verfahren. Das heißt es findet eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft statt: Der Leistungsempfänger (dein Kunde) berechnet auf der Grundlage des anzuwendenden Steuersatzes seines Landes die Steuer selbst. Er deklariert diesen Betrag bei seinem Finanzamt und zieht ihn als Vorsteuer ab. Somit gilt: Die Umsatzsteuer wird in dem Land erhoben, in dem das Unternehmen deines Auftraggebers/Leistungsempfängers/Kunden sitzt.

Was das für dich bedeutet? Du schreibst eine Rechnung als deutscher Unternehmer, gibst du den Betrag in Netto an und schickst sie an den europäischen Auftragsgeber. Allerdings musst du bei Rechnungen ins Ausland auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft hinweisen.

Es findet eine steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung statt, die eine gesonderte Meldung erfordert. Als Unternehmer musst du innergemeinschaftliche Lieferungen vierteljährlich in die „Zusammenfassende Meldung“ aufnehmen.

Regelunternehmer an Kleinunternehmer oder Privatpersonen

Du bist Regelunternehmer (umsatzsteuerpflichtig) und verkaufst deine Leistung oder Produkt an eine Privatperson oder Kleinunternehmer in einem EU-Land. In diesem Fall verschiebt sich der Leistungsort nicht. Dein Umsatz ist in Deutschland steuerpflichtig. Du eine Rechnung mit gewöhnlicher Umsatzsteuer (7% oder 19%) schreibst.

Wie stelle ich Rechnungen in das nicht europäische Ausland?

Zu den Ländern des nicht europäischen Auslands zählen beispielsweise Amerika, Schweiz, Russland, Indien und China. Man spricht auch von sogenannten Drittländern. Hier gibt es, anders als bei dem EU-Ausland, keine einheitliche Rechtsgrundlage wie das Reverse-Charge-Verfahren. Die Steuersysteme der Drittländer fallen sehr unterschiedlich aus.

Bist du und dein Kunde Regelunternehmer gibt es ähnliche Regelungen wie das Reverse-Charge-Verfahren. Ob das jeweilige Land diese Regelung besitzt, musst du überprüfen. Um einen Blick in das Recht des Landes zu werfen, helfen dir deutsche Auslandshandelkammern.

Generell stellst du die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus, führst keine Umsatzsteuer ab und gibst keine USt.-IdNr. an.

Doch auch hier gibt es ein großes „aber“: Prüfe zuerst, ob deine Lieferung oder sonstige Leistung nach ausländischem Recht umsatzsteuerpflichtig ist. Falls das zutrifft, musst du Umsatzsteuer abführen.

Im Gegensatz zu Leistungen innerhalb der EU, musst du keine „Zusammenfassende Meldung“ beim Bundeszentralamt für Steuern abgeben. Dennoch führst du als deutscher Unternehmer Leistungen in Drittländer in der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt gesondert auf.

Besondere Leistungen

Einige sonstige Leistungen sind besonders, denn sie sind mit bestimmten Regeln versehen. Welche Regeln für welche Leistung in Kraft treten, musst du im Einzelfall prüfen. Hier sollest du dich unbedingt an einen Fachmann wenden. Dein Steuerberater kann dir in diesem Fall bestimmt helfen.

Besondere Leistungen sind:

• Grundstücksleistungen
• Kongresse und Seminare
• Veranstaltungsseminare von Künstlern und Sportlern
• Montageleistungen
• Restaurationsleistungen
• Restaurant- und Verpflegungsleistungen
• Vermietung von Beförderungsmitteln
• Personenbeförderung

Sonderregelung bei Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Umsatzsteuerpflicht. Du musst dementsprechend keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Das heißt aber auch, dass du nie Umsatzsteuer abführen darfst, egal bei welcher Rechnung. Somit kannst du Regelungen wie das Reverse-Charge-Verfahren nicht nutzen.

Eine Buchhaltungssoftware für regelkonforme Rechnungen

Für Rechnungen von Lieferungen (ins Ausland) gilt eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht. Daher empfiehlt es sich für ausländische Rechnungen einen separaten Ordner anzulegen. So verlierst du keine Belege.

10 Jahre können ganz schön lange und so ein Ordner (oder mehrere Ordner) ganz schön chaotisch sein. Auf Anhieb eine bestimmte Rechnung zu finden, gestaltet sich etwas schwierig.

Mit der Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel sevDesk wirst du dieses Problem niemals haben. Mit Hilfe der passenden App können Belege eingescannt werden und gehen nicht verloren. Durch eine Suchfunktion findest du innerhalb von Sekunden die gewünschte Rechnung. Du benötigst keinen Pendelordner mehr und vermeidest Papierchaos.

Zugegebenermaßen sind die umsatzsteuerlichen Regelungen bei Rechnungen und Lieferungen nicht einfach. sevDesk erleichtert dir den Umgang mit der Rechnungsstellung ins Ausland. Mit der Buchhaltungssoftware werden dir wenige bis keine Fehler mehr unterlaufen.