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Die Buchhaltung für Unternehmen
Unternehmer und Selbstständige sind grundsätzlich zur Buchführung verpflichtet. Je nach Größe und Rechtsform des Unternehmens differiert die Buchführungspflicht. Doch was ist eigentlich die Buchhaltung? Welche Aufgaben hat sie? Und wie können Unternehmer sich die Buchführung erleichtern?
Die Buchhaltung
Bei der Buchführung erfassen Unternehmer alle relevanten Informationen über Zahlungen in ihrem Unternehmen. Dazu gehören sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben sowie etwaige Verbindlichkeiten und Investitionen. Die Buchhaltung ist eine Verpflichtung für alle Unternehmer in Deutschland. Dabei werden zwei Verfahren unterschieden: die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung. Die Buchhaltung muss dabei stets den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen. Gem. § 239 II HGB müssen Unternehmer alle Geschäftsvorfälle laufend, lückenlos und sachlich erfassen.
Die Bedeutung der Buchhaltung
Grundsätzlich ist die Buchhaltung für Unternehmer zunächst maßgeblich für die Berechnung der Steuer. Darüber hinaus hat eine ordnungsgemäße Buchführung allerdings noch weitere Funktionen. Denn ohne gut geführte Bücher ist es nahezu unmöglich, Investoren und Kapitalgeber zu finden. Zudem können Unternehmen anhand der Buchhaltung überprüfen, ob die Finanzplanung qualitativ hochwertig oder doch verbesserungswürdig ist.
Die Buchführungspflicht kann entweder aus dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht resultieren. Gem. § 141 AO sind grundsätzlich gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte zur Buchhaltung verpflichtet, sofern sie gewisse Gewinn- bzw. Umsatzgrenzen überschreiten. Gem. § 140 AO i.V.m. § 238 HGB sind zudem alle Kaufleute und Einzelkaufleute verpflichtet, ihre Bücher ordnungsgemäß zu führen. Einzelunternehmer und Freiberufler sind nicht zur Buchhaltung verpflichtet. Dies ist bei Einzelunternehmen erst der Fall, wenn der Gewinn 50.000 Euro übersteigt.
Der perfekte Zeitpunkt für den Start der Buchhaltung
Mit der Buchhaltung sollten Unternehmen bestenfalls schon vor ihrer Gründung beginnen. Denn es ist möglich, Ausgaben vor der Gründung als Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen. Wer später mit der Buchführung beginnt, verschenkt Steuervorteile. Die Buchführung während des laufenden Geschäftsbetriebs ist unabdingbar.
Die Anforderungen der Buchhaltung
Bei der einfachen Buchhaltung müssen Unternehmen die Zahlungsströme lediglich in geordneten Konten erfassen. Forderungen und Verbindlichkeiten müssen nicht erfasst werden. Bei der doppelten Buchführung müssen im Gegensatz dazu sämtliche Zahlungsströme auf mehreren Konten ausgewiesen werden – sowohl auf Soll- als auch auf der Habenseite. Die doppelte Buchführung ist für im Handelsregister eingetragene Unternehmen obligatorisch.
Eine korrekte Buchführung ist von signifikanter Bedeutung. Denn andernfalls drohen Steuernachzahlungen und Strafen, wenn bei einer Betriebsprüfung gravierende Fehler erkannt werden.
Hilfe bei der Buchhaltung für Unternehmen
Um die unbeliebte Aufgabe der Buchhaltung nicht übernehmen zu müssen, setzen viele Unternehmen auf Outsourcing. Dabei gibt es grundsätzlich die zwei Möglichkeiten: ein Steuerberater in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware.
Die Buchhaltungssoftware CANDIS arbeitet mit künstlicher Intelligenz, um die Buchhaltung ordnungsgemäß durchzuführen. Die vorbereitende Buchhaltung im Unternehmen wird automatisiert. Dies ersetzt zwar keinen Steuerberater, aber Prozesse werden optimiert, was eine Zeitersparnis von bis zu 80% ermöglicht. Rechnungen werden importiert und Belege sortiert. Kontobewegungen werden abgeglichen und darüber hinaus kann das Programm CANDIS Rechnungen bezahlen. Somit eignet sich eine Buchhaltungssoftware grundsätzlich für kleine und mittelständige Unternehmen, aber auch für schnell wachsende Start ups.
Die Buchhaltung und die Folgen
Die Buchhaltung ist für einige Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Je nach Umfang und Größe des Unternehmens kann die doppelte oder einfache Buchhaltung gefordert sein. Auch wenn die Buchführung oftmals als Last angesehen wird, bietet eine ordnungsgemäße Durchführung weitreichende Chancen. Denn steuerliche Vorteile und ein besserer Außeneindruck sind Folge einer hochwertigen Buchführung. Um Arbeit zu sparen und den Zeitaufwand zu minimieren, kann eine Buchhaltungssoftware diese Aufgaben übernehmen – das ist letztendlich jedem Unternehmen selbst überlassen.