Effizienz in der Selbstständigkeit

Effizienz zählt – Wie Selbstständige ihren Arbeitsalltag erleichtern

Rund 4,1 Millionen Selbstständige gab es nach Angaben des Statistischen Bundesamts in Deutschland im Jahr 2017. So verschieden ihre Arbeitsfelder sind, vom Handwerker über Buchhalter und Designer hin zu IT-Kräften – in der Organisation ihres Arbeitsalltags stehen Selbstständige vor ähnlichen Fragen. Wie etwa wird die Arbeitszeit optimal geplant? Ist ein Home-Office oder ein angemieteter Büroplatz vorteilhaft? Die Erfahrungen anderer Selbstständiger zu nutzen, ist hilfreich.

Typische Stolperfallen für Selbstständige

Mit dem Status des Selbstständigen verbinden viele für sich selbst im Vergleich zum Angestelltendasein positive Punkte wie freie Zeiteinteilung, Selbstbestimmung und höhere Verdienstmöglichkeiten. Doch jedes dieser Argumente hat auch seine Schattenseite. Beispielsweise arbeiten die meisten Selbstständigen deutlich mehr als die 40 Stunden wöchentlich, auf die ein Angestellter durchschnittlich kommt. Den potenziell höheren Stundensätzen steht das Risiko gegenüber, bei schlechter Auftragslage in finanzielle Notlagen zu kommen. Es benötigt ein gesundes Maß an Selbstdisziplin und realistischer Selbsteinschätzung, um als Selbstständiger erfolgreich zu sein. Oft unterschätzt wird, wie sich die selbstständige Arbeit auf das Familienleben auswirkt. Deshalb empfiehlt es sich, schon vor dem Start in die Selbstständigkeit gründlich zu prüfen, ob man sich den spezifischen Herausforderungen gewachsen fühlt. Zum Glück gibt es aber bewährte Tools und Services, mit denen einige der Stolperfallen vermieden werden können.

Zeit ist Geld – auch für Selbstständige

Tückisch für Selbstständige ist der Umgang mit der eigenen Arbeitszeit. Theoretisch ist diese zwar frei einteilbar – in der Praxis aber sind näher rückende Abgabetermine und ständige Erreichbarkeit die Normalität. Auf die Dauer 60 Stunden und mehr in der Woche zu arbeiten, gefährdet die Gesundheit und private Beziehungen. Umso wichtiger ist es, den Terminkalender nicht als langweilige Notwendigkeit zu betrachten, sondern als Herzstück der Selbstständigkeit. Hier halten Sie sich gezielt Tage für das Privatleben frei, hier notieren Sie sich die Stunden, die mit Kunden abgerechnet und werden und die, welche für das Selbstmanagement gebraucht werden. Eine systemübergreifende Software, die sowohl vom PC als auch vom Smartphone genutzt werden kann, hält Ordnung im Terminkalender. Tools zur Zeiterfassung vereinfachen es, den Überblick zu behalten und zu kontrollieren, ob selbstgesetzte Ziele erreicht werden. Damit lässt sich zudem den Kunden gegenüber dokumentieren, wie viel Zeitaufwand ein Auftrag gebraucht hat.

Home-Office oder normales Büro?

Es klingt verlockend, aus dem Home-Office von daheim zu arbeiten. Keine verschwendete Zeit für die Fahrt ins Büro, immer nahe bei der Familie und natürlich keine zusätzlichen Kosten für die Büromiete. Wer sich für das Home-Office entscheidet, sollte dafür aber nach Möglichkeit zumindest einen eigenen Raum reservieren. Denn es stört das Familienleben, wenn jemand im Wohnzimmer vor dem Computer sitzt. Eine Option ist es, sich tageweise in einem Büro für Co-Working einzumieten. Hier profitiert man zudem von der Chance, einen Besprechungsraum für Kundengespräche nutzen zu können. Wer als Selbstständiger regelmäßig mit Mitarbeitern für Projekte zu tun hat, wird vermutlich mit einem dauerhaft angemieteten Büro am zufriedensten sein. Die Frage nach Home-Office oder einer anderen Bürolösung wird individuell entscheiden. Wichtig ist in jedem Fall ein ergonomischer Bürostuhl, denn stundenlanges Sitzen am Computer ist häufig Ursache für Rückenschmerzen, die chronisch werden können.

Clevere Büroservices für Selbstständige

Einen Steuerberater beauftragen die meisten Selbstständigen schon allein deshalb, weil dieser seine Kosten durch gesparte Steuern rechtfertigt. Mit einfachen Apps für das Smartphone können Dokumente digital erfasst werden. Dieser Schritt erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Spannend ist die Frage, ob im Arbeitsalltag eine Sekretärin oder ein Assistent gebraucht werden. Denn für diese Aufgaben gibt es Service-Anbieter. Die Vorteile von Telefonservices: Als eine Art Callcenter für Selbstständige stehen dort unter Ihrer individuellen Rufnummer 24 Stunden am Tag Ansprechpartner zu Verfügung, deutsch- und englischsprachig. bueroservice24.de nimmt nach Ihren Vorgaben Anrufe entgegen, kann Termine vereinbaren, Bestellungen bearbeiten, vordefinierte Fragen beantworten und stellt wichtige Anrufer durch. Zu jedem Anruf wird eine Notiz erstellt und Ihnen per E-Mail zugesandt. Die monatliche Gebühr für einen solchen Service hat sich schon für viele Selbstständige durch weniger Störung im Arbeitsalltag und Entlastung bei wiederkehrenden Kundengesprächen bezahlt gemacht.

Durch Software der Selbstständigkeit Struktur geben

Moderne Bürosoftware kann weit mehr als Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Ob nun das Zusammenspiel mit räumlich getrennten Kollegen oder Kunden erleichtert werden soll, es um strukturierte Akquise von Neukunden geht oder spannend gestalte Präsentationen gefragt sind – für solche Aufgaben gibt es Profisoftware, die einem Arbeit abnimmt und Lösungen aufzeichnet. Es lohnt sich, seine Anforderungen genau zu definieren und dann nach der passenden Software zu suchen. Übrigens erlauben die meisten Anbieter eine kostenlose Probezeit für ihre Programme oder stellen eine kostenfreie Version mit eingeschränktem Funktionsumfang bereit. Es wäre fahrlässig, die neuen digitalen Möglichkeiten nicht zu nutzen.

Fazit: Intelligente Lösungen für die Selbstständigkeit finden

Die hier aufgeführten Ratschläge für Selbstständige haben alle ein Ziel: Durch die Auslagerung von Aufgaben an Servicedienstleister und professionelle Tools wird Zeit dafür gewonnen, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Denn Selbstständigkeit sollte nicht bedeuten, alle Aufgaben selbst zu erledigen. Selbstständigkeit steht vielmehr dafür, sich effizient auf sein Spezialgebiet zu fokussieren. Dies erhöht die Chancen, die monetären Pluspunkte gepaart mit Selbstbestimmung tatsächlich zu erfahren.