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Zur Kasse, bitte! Was Du tun kannst, wenn Kunden nicht zahlen
Wenn Du selbstständig ein Unternehmen führst, kommt es nicht selten vor, dass Deine Kunden eine Rechnung erst begleichen, nachdem Du eine Leistung erbracht oder ein Produkt geliefert hast. Dieses Procedere birgt für den Verkäufer stets ein gewisses Restrisiko. Was passiert nun, wenn das Geld nicht zum vereinbarten Termin auf Deinem Konto landet? Dieser Ratgeber liefert einen Überblick über sämtliche Maßnahmen, die Du unter solchen Umständen ergreifen kannst.
Prävention
Grundsätzlich solltest Du vorausschauend planen, damit es gar nicht erst zu einer Eskalation kommt. Hierbei lautet das Zauberwort: Kommunikation. Achte darauf, dass Du in Kaufverträgen die folgenden Bedingungen klar formulierst:
- fälliger Betrag inklusive Umsatzsteuersatz,
- mögliche Zahlungswege,
- Termin, zu dem die Zahlung spätestens fällig ist.
Zusätzlich gibt es einige Tricks, mit denen Du Kunden motivieren kannst, frühzeitig zu bezahlen. Eine Skonto-Rechnung bietet Käufern beispielsweise die Option, den offenen Betrag um 3% zu reduzieren, solange der Verkäufer das Geld innerhalb einer Woche erhält. Diese Regelung hat für beide Seiten Vorteile: Wenn sich der Netto-Rechnungsbetrag für Deine Kunden verringert, muss Dein Unternehmen wiederum weniger Umsatzsteuern an das Finanzamt abführen. Ausführliche Informationen zu Skonto-Regelungen findest Du in einem fachspezifischen Online-Lexikon.
Zahlungsverzug: Rechtliche Grundlage
Sollten Deine Kunden trotz präventiver Vorkehrungen die vereinbarten Fristen versäumen, liegt ein Zahlungsverzug vor. Allgemein versteht man unter diesem Begriff eine „schuldhafte Nichtleistung trotz Möglichkeit, Fälligkeit oder Mahnung“. So schreibt das BGB in §286 fest:
„Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.“
Aus dieser Formulierung lässt sich ableiten, dass ein Zahlungsverzug nicht sofort eintritt, wenn Dein Kunde seine Schulden nicht bis zum vereinbarten Termin begleicht. Laut Gesetz müssen folgende Bedingungen vorliegen:
- Du hast dem Kunden eine Mahnung inklusive Fristsetzung ausgestellt.
- Der Kunde hat auf diese Mahnung nicht fristgemäß reagiert.
Mahnverfahren
Um Deine Ansprüche geltend zu machen, musst Du Deinem Kunden daher eine schriftliche Mahnung ausstellen. Im Falle eines Rechtsstreits stellen solche Schreiben ein wichtiges Beweisstück dar. Deshalb sollte jede Mahnung folgende Informationen enthalten:
- Erstellungsdatum,
- Rechnungsnummer,
- Zahlungsziel (spätmöglichster Zeitpunkt der Zahlung).
Außerdem solltest Du das Dokument per Einschreiben senden, sodass es pünktlich beim Empfänger eingeht. Auf der Grundlage dieser Formalitäten gliedert sich ein Mahnverfahren zunächst in drei Schritte:
- Erste Mahnung zur Zahlungserinnerung
In diesem Schreiben erinnerst Du Deinen Kunden in höflichem Ton an seine Pflicht. Außerdem legst Du eine Kopie der entsprechenden Rechnung bei. - Zweite Aufforderung als ausdrückliche Mahnung
Hast Du nach maximal zwei Wochen immer noch kein Geld erhalten, schickst Du ein weiteres Schreiben, welches explizit eine Frist von 10-14 Tagen setzt. - Dritte Mahnung zur Androhung weiterer Schritte
Wenn Dein Kunde auch auf einen zweiten Brief nicht reagiert, kannst Du noch eine letzte Benachrichtigung übermitteln, in der Du rechtliche Maßnahmen ankündigst und außerdem anfallende Kosten in Rechnung stellst.
Gerichtliches Mahnverfahren
Waren alle Bemühungen erfolglos, hast Du die Möglichkeit, bei Deinem örtlichen Amtsgericht einen Vollstreckungstitel zu erwirken. Dies bedeutet, dass Du mit der Hilfe eines Gerichtsvollziehers die geforderte Zahlung einholst. Im Vergleich zu einer herkömmlichen Klage bringt ein Vollstreckungstitel weitaus weniger Aufwand mit sich. Insgesamt läuft das Verfahren in vier Schritten ab:
1. Mahnantrag
Hierfür reichst Du ein offizielles Formular bei der zuständigen Behörde ein. Dieser Antrag ist vorschusspflichtig, wobei sich die Höhe des jeweiligen Vorschusses nach dem geforderten Rechnungsbetrag richtet.
2. Mahnbescheid
Nachdem Du Deinen Antrag formgerecht eingereicht hast, erhält Dein Kunde umgehend einen Mahnbescheid.
3. Widerspruch
Der gemahnte Adressat hat nun 2 Wochen Zeit, gegen den Mahnbescheid beim zuständigen Prozessgericht Widerspruch einzulegen.
4. Egal ob die Gegnerseite Deinem Antrag widerspricht oder nicht reagiert, kannst Du innerhalb von sechs Monaten nach der Zustellung des Mahnbescheids einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dadurch leitest Du eine Zwangsvollstreckung ein, bei der das Gericht das Vermögen des Schuldners prüft und daraufhin die geforderte Summe einzieht.
Deine Rechte als Gläubiger
Durch ein Gerichtsverfahren entstehen natürlich Kosten, die zunächst der Antragsteller übernehmen muss. Sobald Du jedoch Deine Forderung erfolgreich durchgesetzt hast, kannst Du diese finanzielle Verantwortung auf den Schuldner übertragen. Außerdem hast Du als Gläubiger weitere Möglichkeiten, finanzielle Verluste auszugleichen:
Verzugszinsen
Laut §288 BGB steht Gläubigern das Recht zu, den Basiszinssatz zu erhöhen, wenn die vereinbarte Frist nicht einhält, und zwar um:
- 5% bei Privatkunden,
- 9% bei gewerblichen Kunden.
Schadensersatz
Zusätzlich zu erhöhten Zinsen kannst Du alle weiteren Ausgaben, die durch die Verzögerung entstehen, dem entsprechenden Kunden in Rechnung stellen. Dazu gehören unter anderem:
- Umsatz, den Du mit dem ausstehenden Betrag als Kapital hättest erwirtschaften können,
- Kosten für sogenannte „Deckungsgeschäfte“, bei denen Du trotz der ausbleibenden Zahlung Deinen eigenen Verpflichtungen gegenüber einem dritten Geschäftspartner nachkommen musstest.
Bei all diesen Optionen musst Du allerdings beachten, dass Du nur zahlungsfähige Kunden sofort zur Kasse bitten kannst. Wenn die betreffende Person oder Firma Insolvenz anmeldet, dauert es maximal 30 Jahre, bis der ausstehende Betrag in Raten abbezahlt ist.